Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten

1. Zweck

Diese Richtlinie regelt die sichere Aufbewahrung der von Medicus Clinic Özel Sağlık Hizmetleri ve Tic. Ltd. Şti. ("Medicus Clinic" oder das "Unternehmen") verarbeiteten personenbezogenen Daten für den durch Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen erforderlichen Zeitraum. Sie legt außerdem die Verfahren, Grundsätze, Zuständigkeiten und Kontrollmechanismen für deren Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung fest, wenn sämtliche Verarbeitungsvoraussetzungen entfallen sind.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie erfasst folgende Personenkreise, deren personenbezogene Daten im Rahmen der Tätigkeit von Medicus Clinic verarbeitet werden, sowie die zu diesen Personen gehörenden elektronischen oder physischen Aufzeichnungen:

• Patienten, potenzielle Patienten, Angehörige und Begleiter des Patienten;
• Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten und zukünftige Mitarbeiter;
• Besucher;
• Lieferanten, Dienstleister, Berater und deren Beauftragte/Mitarbeiter;
• Gesetzliche Vertreter und autorisierte Dritte.

3. Rechtsgrundlage

Die Richtlinie wurde unter Berücksichtigung des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten Nr. 6698 („KVKK“), der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten, besonderer Gesetze zu Gesundheitsdiensten und persönlichen Gesundheitsdaten sowie Arbeits-, Sozialversicherungs-, Steuer-, Handels-, Gesundheits- und Sicherheitsgesetzen am Arbeitsplatz und anderen geltenden Gesetzen erstellt. Sofern in Sondergesetzen eine längere oder besondere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist, kommt zunächst die jeweilige Sonderregelung zur Anwendung.

4. Definitionen

Anonymisierung: Es ist nicht möglich, personenbezogene Daten einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zuzuordnen, selbst wenn sie mit anderen Daten abgeglichen werden.

Vernichtung: Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten.

Betroffene Person: Die reale Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Berechtigter Nutzer: Die Person, die personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens oder im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, mit Ausnahme derjenigen, die für die technische Speicherung, den Schutz und die Sicherung von Daten verantwortlich sind.

Aufzeichnungsumgebung: Dabei handelt es sich um die Umgebung, in der personenbezogene Daten auf voll-/teilweise automatische oder nichtautomatische Weise gespeichert werden, sofern sie Teil des Datenaufzeichnungssystems sind.

Periodische Vernichtung: Hierbei handelt es sich um den Vernichtungsprozess von Amts wegen, der in wiederkehrenden, in der Richtlinie festgelegten Abständen durchgeführt wird, falls alle Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten beseitigt sind.

Löschung: Persönliche Daten für die betreffenden Nutzer in irgendeiner Weise unzugänglich und unbrauchbar machen.

Vernichtung: Persönliche Daten für jedermann unzugänglich, unwiederbringlich und unbrauchbar machen.

5. Grundprinzipien

• Personenbezogene Daten werden im Einklang mit dem Gesetz und den Regeln der Ehrlichkeit korrekt gehalten und bei Bedarf aktualisiert.
• Daten für bestimmte, klare und legitime Zwecke; Die Verarbeitung erfolgt begrenzt und maßvoll im Zusammenhang mit dem Zweck.
• Die Daten werden für den Zeitraum aufbewahrt, der in den einschlägigen Rechtsvorschriften festgelegt ist oder für den Zweck, für den sie verarbeitet werden, erforderlich ist.
• Wenn alle Verarbeitungsbedingungen beseitigt sind, werden die Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.
• Für Gesundheitsdaten und andere besondere personenbezogene Daten gelten strengere Zugriffs-, Autorisierungs- und Sicherheitsmaßnahmen.

6. Umgebungen zur Aufzeichnung personenbezogener Daten

• Elektronische Patienten-/Klinikinformationssysteme, Termin- und Registrierungssysteme;
• Server, Computer, tragbare Unternehmensgeräte und autorisierte Cloud-/Hosting-Umgebungen;
• E-Mail-, Unternehmenskommunikations- und Supportsysteme;
• Personal-, Gehalts-, PDKS- und Buchhaltungssysteme;
• CCTV-/Kameraaufzeichnungssysteme;
• Website, Protokolldatensätze und Cookie-/Präferenzdatensätze;
• Physische Patientenakten, Personalakten, Verträge, Formulare, Protokolle und Archive;
• Sicherungsmedien und andere Aufzeichnungsmedien, die der Gesetzgebung entsprechen.

7. Kontaktgruppen und Datenkategorien

8. Gründe für die Speicherung

• Bereitstellung von Gesundheitsdienstleistungen, Gewährleistung der Integrität der Patientenakten und der Kontinuität der Pflege;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, behördlicher Melde- und Prüfpflichten;
• Verpflichtungen aus der Begründung, Durchführung und Beendigung von Verträgen;
• Arbeits- und Sozialversicherungs-, Steuer-, Buchhaltungs-, Handels- und Arbeitsschutzpflichten;
• Begründung, Ausübung oder Schutz eines Rechts und Führung von Rechtsstreitigkeiten;
• Gewährleistung der Informations- und physischen Raumsicherheit;
• Bei Tätigkeiten, die auf der gültigen ausdrücklichen Einwilligung der betreffenden Person beruhen, der Zeitraum, in dem die ausdrückliche Einwilligung gültig ist.

9. Gründe, die eine Vernichtung erfordern

Die Vernichtung wird in Fällen wie dem Wegfall des rechtlichen Grundes oder Zwecks, der die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, dem Ablauf der Speicherfrist, dem Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung und dem Fehlen einer anderen Verarbeitungsbedingung, einer Änderung der einschlägigen Gesetzgebung oder eines berechtigten Antrags der betreffenden Person bewertet. Sofern eine anderweitige gesetzliche Aufbewahrungspflicht bestehen bleibt, erfolgt eine Sperrung/Nutzung der Daten nur für den jeweiligen Zweck; Eine Vernichtung erfolgt nicht vor Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

10. Festlegung der Speicherfristen

Die Speicherfristen richten sich nach der Datenkategorie, dem Verarbeitungszweck und dem Rechtsgrund. Diese Richtlinie allein sieht keine feste Anzahl von Jahren für alle Registrierungen vor. Sonderfristen im einschlägigen Gesundheitsrecht, insbesondere für Patienten- und Gesundheitsakten; Arbeits-, SSI-, Steuer- und Arbeitsschutzgesetze in Mitarbeiterunterlagen; In den Lieferantenunterlagen werden vertragliche, handelsrechtliche und steuerrechtliche Verpflichtungen berücksichtigt. Die folgende Tabelle zeigt die Speicherlogik, die mit dem Dateninventar der Medicus Clinic implementiert werden soll. Linien, die einen genauen Zeitraum erfordern, werden anhand der einschlägigen Gesetzgebung und des tatsächlichen Anlageninventars überprüft und im unternehmensinternen Lagerplan erfasst.

11. Tabelle der Lagerungs- und Entsorgungsfristen

12. Periodische Zerstörung

Das periodische Zerstörungsintervall von Medicus Clinic ist auf 6 Monate festgelegt. Personenbezogene Daten, bei denen festgestellt wurde, dass alle Verarbeitungsbedingungen beseitigt werden sollen, werden im ersten regelmäßigen Vernichtungsprozess nach dem Datum, an dem die Haftung entsteht, gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Bei Bedarf kann die Zerstörung in kürzeren Abständen erfolgen.

13. Zerstörungsmethoden

13.1 Löschung

In elektronischen Systemen kommen die Aufhebung von Zugriffsberechtigungen, das sichere Löschen auf Anwendungs-/Datenbankebene, die Sperrung des Archivzugriffs, damit relevante Benutzer keinen Zugriff auf die Daten haben, und andere geeignete Methoden zum Einsatz.

13.2 Zerstörung

Papierakten werden durch einen sicheren Schredderdienst unwiderruflich geschreddert oder vernichtet. Unbrauchbare Datenträger, optische/magnetische Medien und Geräte werden physisch oder technisch durch sichere Methoden zerstört, die eine Datenwiederherstellung verhindern.

13.3 Anonymisierung

Wenn statistische, Qualitäts- oder Berichtszwecke aufrechterhalten werden sollen; Es können Maskierungs-, Aggregations-, Generalisierungs- oder andere geeignete Anonymisierungstechniken angewendet werden, die eine Zuordnung zu einer identifizierten oder identifizierbaren Person unwiderruflich ausschließen. Die bloße Verwendung eines Pseudonyms stellt keine Anonymisierung dar.

14. Technische und administrative Maßnahmen

• Rollen- und aufgabenbasierte Zugriffsberechtigung; regelmäßige Überprüfung der Autorisierung;
• Erhöhte Zugangskontroll- und Vertraulichkeitspflichten für sensible personenbezogene Daten;
• Starkes Passwort, praktische Multi-Faktor-Authentifizierung, Protokollierung und sichere Sicherung;
• Aktuelle Sicherheitssoftware, Patch-Management, Netzwerksicherheit und Malware-Vorkehrungen;
• Aufbewahrung physischer Archive in kontrollierten Bereichen und Verhinderung unbefugten Zugriffs;
• Schulung für Personal KVKK, Datenschutz, Informationssicherheit und Vernichtung;
• Bestimmungen zur Datensicherheit und Vertraulichkeit in Lieferantenverträgen;
• Durchführung von Vernichtungsverfahren durch befugte Personen, Erstellung von Protokollen/Aufzeichnungen und ggf. Doppelkontrollen.

15. Backups und Disaster-Recovery-Kopien

Werden aus dem aktiven System gelöschte Daten in Backups gefunden, werden der normale Zyklus und die Sicherheitsarchitektur der Backups berücksichtigt. Wenn die Daten des Backups an das aktive System zurückgegeben werden, werden technische und administrative Kontrollen angewendet, um sicherzustellen, dass Datensätze, die zuvor vernichtet wurden, nicht wiederverwendet werden.

16. Antrag auf Löschung/Vernichtung der betreffenden Person

Der Patient, Mitarbeiter, Besucher oder Lieferant kann als betroffene Person die Löschung oder Vernichtung seiner personenbezogenen Daten verlangen. Sind alle Verarbeitungsbedingungen beseitigt, erfolgt die notwendige Vernichtung; Bei Vorliegen der Voraussetzungen wird der Antrag unter Darlegung des Rechtsgrundes abgeschlossen. Anträge werden innerhalb der im KVKK genannten Fristen beantwortet.

17. Aufzeichnung von Vernichtungsverfahren

Lösch-, Vernichtungs- und Anonymisierungsvorgänge werden protokolliert. Vernichtungsaufzeichnungen; Die Aufbewahrung erfolgt unbeschadet sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen mindestens drei Jahre lang. Der Datensatz umfasst mindestens die Daten-/Datensatzkategorie, den Grund für die Vernichtung, die Methode, das Datum und Informationen über die autorisierte Person, die die Transaktion durchgeführt und kontrolliert hat.

18. Pflichten und Verantwortlichkeiten

19. Regelmäßige Überprüfung

Richtlinie und ihr beigefügter Aufbewahrungsplan; Es wird regelmäßig überprüft, wenn sich die Gesetzgebung, die klinischen Aktivitäten, die verwendeten Informationssysteme, der Datenbestand oder die Organisationsstruktur ändern. Vor Beginn einer neuen Datenverarbeitungstätigkeit wird die jeweilige Aufbewahrungs- und Vernichtungsregel festgelegt.

20. Durchsetzung und Veröffentlichung

Diese Richtlinie tritt mit Zustimmung der Leitung von Medicus Clinic in Kraft. Die öffentliche Version der Richtlinie kann auf der Website veröffentlicht werden; Interne Verfahren und Vernichtungsberichte mit Einzelheiten zur betrieblichen Sicherheit werden nicht veröffentlicht.

21. Einwilligung